Category Archives: Orden y Limpieza en el Trabajo

Pasos para organizar tu oficina y ser más productivos

Tener orden de la oficina es un factor importante y aliado de la productividad en las labores que desempeñamos a diario y relevante para alcanzar el éxito en nuestras empresas. Un lugar poco organizado es un problema al que nos podemos enfrentar al iniciar un negocio y el desorden en la oficina suele reflejar inestabilidad, pérdida de tiempo y productividad, pues ahí se toman las decisiones que impulsarán hacia adelante nuestra empresa.

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Para comenzar a organizar es importante limpiar nuestro lugar de trabajo, ordenarlo descartando lo que ya no utilicemos, archivando papelería importante que no debe descartarse, y dividiendo papeles y documentos entre pendientes y activos. Los elementos de uso diario también se incluyen en estas acciones como son lápices, reglas, rotuladores, engrapadoras y demás accesorios.

Aquí te decimos 5 simples pasos para organizar la oficina e incrementar la productividad de tu negocio:

Separar. Necesitas clasificar objetos de oficina en dos categorías: lo que usa y lo que no usa, y así tener sólo los necesarios para evitaremos saturarnos de elementos innecesarios que dificulten nuestras labores.

Ordenar. Hay de disponer en forma organizada los elementos que quedan tras separar. Los otros elementos deben almacenarse o archivarse en un lugar donde pueda ubicar los elementos fácilmente.

Limpiar. Mantener una limpieza constante de nuestro entorno de trabajo que incluya máquinas, escritorios, mesas, herramientas a la par de pisos, paredes y otras áreas del lugar donde se trabaja.

Sistematizar. Esto permite que los procesos ya realizados se conviertan en rutinas para adaptarlos a la cultura organizacional de la empresa. Orden, limpieza, consulta, prevención.

Estandarizar. Tener autodisciplina y un compromiso con uno mismo y el trabajo para que estos pasos se conviertan en formas de generar mayor productividad y calidad.

Mantener una oficina ordenada es parte del éxito empresarial, pues un ambiente ordenado motiva a realizar nuestras labores, alivia presiones, y minimizan la sensación de incomodidad general mientras ayuda a alcanzar el éxito aumentando la eficiencia y productividad.

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Las ventajas del espacio abierto en oficinas

Anteriormente, las oficinas eran consideradas como espacios cerrados y bien delimitados, donde el éxito de un trabajador podía ser medido incluso hasta en los metros cuadrados que integraban su oficina o si ésta era completamente privada. Con el pasar de los años las oficinas hoy en día tienen un aspecto totalmente distinto en donde el cristal y algunos colores o señales marcan la pauta en la nueva estructuración del espacio laboral y lo que más sobresale en los últimos años es la desaparición de paredes divisorias, creando un área de trabajo en un espacio diáfano con singulares ventajas para el trabajador como para la empresa:

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Enriquece la comunicación

Una de las principales ventajas y la que se observa casi inmediatamente es el aumento de comunicación entre compañeros. La posibilidad de simplemente acercarse a la persona con la que se tiene que hablar sin el uso de interfón estimula la interacción, el diálogo labora y personal, e invita a la colaboración, lo cual ayuda al trabajo en equipo además de promover el diálogo abierto y el desaparecer los límites jerárquicos.

El conocimiento se comparte más rápido

Un espacio abierto para trabajar invita a que los consejos entre diferentes niveles de empleados y con ellos se puede llegar a una solución más rápida de problemas además de estimular la colaboración y el trabajo en equipo.

La cultura y los modales se ven mejorados

Al conducir a los trabajadores a una mayor socialización se desarrolla cultura en la empresa que dará resultados en los productos o clientes a los que se dirige un servicio. Así mismo, los errores éticos o el comportamiento inadecuado disminuyen, pues al apertura de espacio empuja a tener un sentido mayor de cortesía.

Ahorro en espacio y gastos

Al eliminar paredes, las cuales sólo sirven para separar, el lugar que ocupaban puede ser aprovechado para una mejor organización de puestos, aumentar el número de empleados en un número de metros cuadrados sin tener que rentar más espacio o cambiarse a un lugar nuevo, y además se crea un efecto óptico de amplitud.

Al tener zonas sin bloqueos, el costo en climatización puede verse reducido al igual que el de iluminación. Además, al aceptar mayor densidad de personas, permite el ahorro inmediato de renta o inversión en bienes raíces.

Mayor organización y competitividad

Sin los límites de paredes, el acomodo del mobiliario se diversifica y se crean espacios más funcionales, al mismo tiempo que la iluminación natural puede llegar a todo el lugar y crear un mejor ambiente de trabajo tanto para la funcionalidad como la calidad de vida dentro del la empresa.

Al no estar en un espacio cerrado, toda acción laboral está expuesta y todo aquel que trabaja dedicado para generar un rendimiento motivará a los demás para intentar tener el mismo cúmulo de resultados creando un ambiente de progreso y comunión en el manejo de marcas u objetivos.

Si estos puntos te ayudan a decidirte por abrir los espacios en tu empresa, recuerda que, para todo aquello que pueda sobrarte o quieras conservar en otro lugar que no sea el espacio laboral de tus empleados, en EnBodegaT te ofrecemos el servicio de mini bodegas que seguramente serán tu aliado más fiel al querer convertir tu espacio en un lugar abierto y mejor manejado. Crea más espacio contratándonos en www.enbodegat.com.mx.

Orden y Limpieza con el Método de las 5´s

El método de las 5´s, así denominado por la primera letra (en japonés) del nombre de cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión originaria de Japón basada en cinco principios básicos. Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados, seguros y limpios de forma permanente para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral.   

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La idea es mantener nuestros espacios de trabajo en ordenados, limpios y seguros de forma permanente y  sistemática. Esta metodología se ha aplicado principalmente en grandes empresas, sin embargo sus principios son tan básicos que los podemos aplicar a cualquier lugar en el que sea necesario un poco de orden, incluyendo nuestros hogares; desde un pequeño taller hasta nuestro propio hogar ya que permiten tener beneficios como aumento de la productividad, mejorar el clima laboral y reducir los accidentes  en los espacios de trabajo.

Los pasos del método de las 5´s implican una ejecución continua de cada uno de ellos de tal manera que se nos haga un hábito mantener en orden nuestros entornos laborales por lo que puede que algunos indicadores tarden en mostrarse como el número de accidentes o un mejor clima laboral, sin embargo, la mejora en la imagen y limpieza de la empresa  serán inmediatos, es cuestión de ser pacientes  persistentes, pues sus beneficios valen la pena el esfuerzo de implementación. 

Clasificación Seiri (整理) Separar innecesarios Eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil
Orden Seiton(整頓) Situar necesarios Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz
Limpieza Seisō (清掃) Suprimir suciedad Mejorar el nivel de limpieza de los lugares
Normalización Seiketsu(清潔) Señalizar anomalías

Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden

Mantener la disciplina Shitsuke(躾) Seguir mejorando Fomentar los esfuerzos en este sentido

 

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Fases de las 5´s

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Beneficios de las 5´s en el trabajo.

Como vimos en otra entrada lo que buscamos con el método de las 5´s es crear una cultura que mantenga el orden y la limpieza de manera sistemática y de forma permanente en nuestra empresa.

 

Algunos de los beneficios de las 5´s son el :

  •   Aumenta la productividad, pues  al existir un mayor orden, le efectividad y la eficacia en los procesos de trabajo serán mayores, reduciendo tiempos de ejecución y costos como por ejemplo de suministro de energía o en el mantenimiento de equipo, pues se reduce su uso y su desgaste.
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Espacios ordenados favorecen la productividad

  •   Mejora la imagen de la empresa. Ordenar y clasificar van de la mano con mantener una adecuada limpieza de los espacios, lo que le da una mejor imagen a la empresa y puede contribuir a mejorar la salud de todos los integrantes.
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Beneficios de las 5´s

Ejemplo de antes y después

  •   Mejora el ambiente laboral. Trabajar en un entorno ordenado y limpio, tiene un efecto positivo en el ánimo de las personas, ya que las tareas se realizan en menor tiempo.
  •   Mejora la seguridad del entorno laboral. Invariablemente como resultado de un mayor orden, limpieza y clasificación sistemáticos se reducen notablemente las enfermedades y los accidentes en el entorno laboral.
Beneficios de las 5´s

Fases de las 5´s

 

Estos son solo algunos de los beneficios de las 5´s  y es una metodología que vale mucho la pena implementar,  y ser muy constantes hasta que finalmente se hagan una cultura en nuestra empresa pues en  apariencia parecen ser fases muy sencillas,  pero en realidad implican una gran tarea y compromiso y muchas empresas sacrifican el orden y la limpieza por falta de espacios para almacenar sus recursos materiales, sin embargo en la actualidad existen empresas que te pueden ayudar a resolver tu falta de espacio resguardando tus bienes o recursos con alta seguridad y accesibilidad.

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